Tanja Čelebič, Tajnica, oktober 2003:

Sistemizacija

Motiv za napredovanje

Sistemizacija delovnih mest je pomemben kadrovski instrument podjetja, za zaposlene pa pomemben vir motivacije

Običajno so sistemizacije delovnih mest v podjetju ali organizaciji izdelane po nekem splošnem modelu. Vedno imajo najprej splošne navedbe o tem, kaj naj bi kdo delal in kdaj.

Seveda mora imeti oseba, ki hoče priti na neko delovno mesto, ustrezno znanje in izobrazbo, zato je v opisu vsakega delovenga mesta določilo o tem, kakšno izobrazbo mora imeti oseba, ki hoče dobiti neko delovno mesto. Na koncu podjetje za vsako delovno mesto določi še tarifni količnik. Takšnemu izdelku pogosto pravijo opis delovnih mest ali celo sistemizacija.

Do tu vse lepo in prav, a gotovo ste se vprašali, čemu je sistemizacija v resnici namenjena. Če to vprašate podjetja, dobite različne odgovore. Nekateri preprosto ne znajo razložiti, zakaj jo imajo, ali pa preprosto rečejo, da zato, ker to od njih zahteva zakonodaja. Za taka podjetja je značilno, da dojemajo sistemizacijo delovnih mest kot splošen normativni akt in kot nekaj, kar se ne spreminja. Toda tako stališče je popolnoma zgrešeno in napačno.

"Na sistemizacijo delovnih mest moramo gledati kot na živ organizem, ki se stalno spreminja in prilagaja potrebam delovnih mest," svoje stališče pojasnjuje Radovan Kragelj iz podjetja Kragelj& Kragelj, ki se ukvarja s svetovanjem za upravljanje kadrovskih potencialov.

Pravi še, da sistemizacija ni sama sebi namen, ampak je v resnici pomemben in osnovni kadrovski instrument in zato podlaga vsem aktivnostim v podjetju pri upravljanju človeških virov: izbiri najustreznejših kadrov, izobraževanju, nagrajevanju in napredovanju. Zato je pomembno, da so opisi delovnih mest zelo natančni in konkretni.

O sistemizaciji delovnih mest pa lahko govorimo šele takrat, ko imajo v podjetju opise za vsa delovna mesta. Seveda pa v sistemizaciji delovnih mest vidijo pomembno kadrovsko možnost le tista podjetja, ki se zavedajo pomena človeškega kapitala in ki vedo, kako pomembni so njihovi zaposleni za uspešno poslovanje podjetja.

Osnovni princip, po katerem izdelujemo opis delovnega mesta, je enak ne glede na to, za katero delovno mesto gre. Postopek se ne razlikuje bistveno za pisarniška delovna mesta ali za delovna mesta v proizvodnji.

Sistemizacija delovnih mest pa mora biti izdelana po osnovnih načelih. V njej morajo biti najprej zapisani opisi nalog in zadolžitev, ki jih bo zaposleni opravljal. Te naj bi bile napisane natančno, ampak hkrati kratko in jedrnato, tako da zaposleni natančno ve, kaj naj dela, kdaj in kako.

Izvedel naj bi še, kakšne so njegove redne oziroma stalne delovne naloge in odgovornosti (tiste, ki se kažejo v rednih časovnih intervalih, naprimer vsak dan) in kakšen je cilj teh aktivnosti, katere so občasne naloge. Na koncu pa še, katere so ključne napake, ki se jim mora zaposleni izogniti.

Ko govorimo o vsebini nalog, ki jih opravljajo zaposleni v pisarni, Kragelj ugotavlja, da se ta zelo razlikuje od podjetja do podjetja, zato je nemogoče dati pavšalno oceno.

Hkrati opozarja na razliko med opisom delovnega mesta za administrativni kader in tistim za vodstvene delavce. Zahteve in pričakovanja za administrativni kader so manjše kot pri vodilnem, in to se kaže pri vsebini opisa delovnega mesta. Pri administrativnih kadrih in drugih zaposlenih, ki niso na vodstevnih delovnih mestih, govorimo o njihovih nalogah, v smislu: naloge asistenta so te in te.

Pri opisih vodstvenih delovnih mest pa najdemo besedo odgovornost. To konkretno pomeni, da je v opisu delovnega mesta zapisano: vodja oddelka je odgovoren za pravočasno izvedbo,... in tako dalje. Vendar pa, kot prizna Kragelj, se princip odgovornosti počasi širi tudi na nižja delovna mesta. Meni, da bi bilo smiselno, če bi se to izrazoslovje preneslo tudi na administrativni kader, ki že samostojno prevzema nekatere naloge, da razbremeni vodilne delavce. Trenutno pa še vedno prevladujejo naloge pred odgovornostmi.

Kako pa določimo naloge, ki naj bi jih zaposleni v podjetju opravljal? Z analizo delovnih mest, ki nam pove, katera dela bo zaposleni opravljal. Če bo na primer poslovna sekreterka opravljala tudi računovodska dela, je to treba dodati k opisu. Zlato pravilo pa se glasi: ni enotnega, uniformiranega opisa, zato vedno izhajamo iz konkretnega dela.

Za uspešno opravljanje nalog zaposleni potrebuje ustrezne kvalifikacije. V opisu delovnega mesta zato podjetje navede, kakšno izobrazbo in delovne izkušnje mora imeti zaposleni, katere tuje jezike in računalniško znanje mora obvladati. Na koncu so navedene še vse daljše oblike usposabljanja, za katere zaposleni dobi ustrezno spričevalo.

Da ne bomo ostali zgolj pri teoriji, poglejmo, kaj delodajalci pričakujejo od administrativnega kadra. Pred desetimi leti je morala tajnica znati uporabljati program Word, zdaj MS Office in Windows 2000. Od tajnice pričakujejo, da bo imela končano srednjo šolo in nekaj delovnih izkušenj, od asistensta menedžerja pa končano višjo ali visoko šolo. Vsi pa bi morali znati najmanj en tuj jezik, tisti, ki so zaposleni v podjetjih, ki veliko poslujejo s tujino, pa vsaj dva.

Tretji vsebinski sklop v opisu delovnega mesta je namenjen osebnostnim karakteristikam. Ni vseeno, kakšne osebnostne lastnosti ima zaposleni. Od tajnice pričakujejo še organizacijske veščine, prožnost, samoorganiziranost, komunikativnost, odpornost proti stresu, čustvena stabilnost.

Četrti vsebinski sklop je manjši in vključuje posebne obremenitve, ki jih delo od zaposlenega zahteva, in manj pogoste zahteve delovnega mesta, zadnji vsebinski sklop pa je namenjen samo vostvenemu kadru, v njem pa je opredeljeno, za kaj vse je vodja odgovoren in o čem lahko samostojno odloča.

Zaposleni ima vso pravico do vpogleda v opis delovnega mesta. Za tiste, ki bi radi napredovali, je sistemizacija pomemben vir motivacije.

Ko kdo primerja opis delovnega mesta z opisom tistega, na katero želi napredovati, dobi natančen vpogled v to, kaj mora na poti do cilja še prodobiti, doseči ali nadgraditi.

Podjetje pa laže načrtuje izobraževanje zaposlenih, saj ima natančno evidenco o tem, katere naloge zaposleni opravljajo, laže tudi ugotovi potrebe po novih znanjih. Zmanjšajo se stroški pri selekciji kandidatov za izpraznjeno delovno mesto, saj natančno vedo, koga izbrati.

"Sistemizacijo delovnih mest pa" odločno svetuje Kragelj, "opravimo za vsa delovna mesta v podjetju ali pa za nobenega." Le če izdelamo sistemizacijo za celotno podjetje, dobimo pravo sliko, in izriše se hierarhija, podjetje pa pride do nekaterih logičnih ugotovitev". Običajno namreč ugotovijo, da se nekatera dela podvajajo, saj različni ljudje opravljajo ista dela, ne da bi bilo to potrebno in ne da bi za to prej sploh vedeli. Ne ravno redko tudi ugotovijo, da zaposleni, ki so na različnih hierarhičnih ravneh, opravljajo ista dela, to pa ni logično.