številka 2, 25. april 2003, ISSN 1581-6451, urednik: Radovan Kragelj

Pozdravljeni!

V prejšnji številki smo že omenili profile delovnih mest in določili osnovne zahteve, ki jim mora ustrezati kandidat(ka) za določeno delovno mesto. Tokrat se bomo pobliže seznanili z opisi in sistemizacijo delovih mest.

Kako oblikujemo učinkovite opise delovnih mest in čemu so sploh namenjeni

V številnih podjetjih sem imel priložnost videti t. i. opise delovnih mest, pri katerih sem se upravičeno spraševal, kaj je njihov dejanski namen. Najbolj zanimivo je bilo, da mi marsikje niti najbolj odgovorni niso znali konkretno odgovoriti na to vprašanje. Najpogostejši odgovor, ki sem ga dobil, je bil, da opise pač imajo, ker to zahtevajo predpisi.

Ker so torej opisi delovnih mest v večini podjetij sami sebi namen, tudi ne preseneča dejstvo, da med opisom dela računovodje in izvršnega direktorja za področje informacijske tehnologije ne najdemo kakšnih bistvenih razlik.

Ustrezni opisi delovnih mest so temeljni kadrovski instrument. So podlaga za izbor najustreznejših kadrov. Čim bolj natančni in konkretni so, tem bolj zanesljivo lahko izberemo ljudi, ki bodo določeno delo kar najučinkoviteje opravljali, saj imamo natančno opredeljene zahteve, ki jim morajo kandidati ustrezati. Kadar imamo takšne opise narejene za vsa delovna mesta v organizaciji, govorimo o sistemizaciji delovnih mest.

Dobra sistemizacija nam torej omogoča učinkovito selekcijo kadrov; načrtovanje usposabljanja in treningov; napredovanja v skladu z znanji, izkušnjami in dosežki; notranje prerazporeditve; izgradnjo in načrtovanje posameznikove kariere ipd.

Primer je prikazan spodaj:

Organizacijski okvir

Tukaj opredelimo delovno mesto, njegovo umestitev v organizacijsko struturo, linije odgovornosti in napredovanja.

Naloge, zadolžitve in odgovornosti

1. Stalne (redne) naloge

Tukaj morate natančno opredeliti stalne/redne naloge in zadolžitve na tem delovnem mestu. To so naloge, ki se pojavljajo v rednih časovnih intervalih (vsak dan; vsak teden dvakrat; vsak mesec 5 dni). Iz opredelitev mora biti jasno razvidno, kaj natančno izvajate, kako izvedba poteka (s kakšnimi pripomočki, metodami, postopki) ter kakšen je končni cilj teh dejavnosti (kadar to iz opisa ni razvidno samo po sebi).

• V navedbah bodite kratki in usmerjeni v bistvo. Ne navajajte prav vseh podrobnosti (lepljenje kuvert, vklop računalnika, podpisovanje dopisa).

• Vsak opis naloge oz. zadolžitve začnite z akcijskim opisom v sedanjem času (izračunava, preverja, zbira, določa, izvaja, načrtuje, programira, analizira...).

• Bodite konkretni in specifični. Natančno, enoznačno opredelite dejavnost. Izogibajte se preveč splošnim in preširokim opisom (kot npr. upravlja, strukturira, konceptualizira).

• Pri opredelitvah nalog (kaj) se izogibajte sestavljenim opisom (besedici "in"), razen kjer gre za smiselno povezan sklop dejavnosti.

• Naloge navajajte v hierarhičem zaporedju glede na čas, ki ga izvajanje naloge zahteva od zaposlenega.

2. Občasne naloge

Tu morate opredeliti preostale naloge in zadolžitve, ki se na tem delovnem mestu pojavljajo občasno oz. v nerednih časovnih obdobjih. Sicer pa za to točko veljajo enaka določila kot za prejšnjo.

3. Ključne napake pri delu

Katere so ključne napake, ki se jim mora zaposleni izogibati na tem delovnem mestu? Kako vplivajo na končni rezultat oz. uspešnost dela? Kakšne posledice imajo za enoto? Kako je napake mogoče odpraviti ali preprečiti?

Kvalifikacije

1. Zahtevana izobrazba

V tem poglavju opredelite stopnjo izobrazbe, ki je nujno potrebna za učinkovito izvajanje nalog. Izobrazba sama po sebi ni nujno povezana z delovno uspešnostjo. Veliko nalog, za katere danes zahtevamo visokošolsko izobrazbo, povsem suvereno lahko opravijo srednješolci. Vloga formalne izobrazbe je danes večkrat močno precenjena.

2. Zahtevane delovne izkušnje

Tukaj morate opredeliti predvsem izkušnje na specifičnem področju dela v dosedanji skupni delovni dobi.

3. Tuji jeziki

Poleg jezika morate navesti tudi zahtevano stopnjo znanja (pasivno, pogovorno, tekoče, aktivno, aktivno s certifikatom...)

4. Računalniška znanja

Pri navedbi morate biti čim bolj konkretni. Namesto "MS Office" ali "obvladovanje računalnika", navedimo konkretne programe (Word, Excel, Access....)
Tudi tu opredelite zahtevano stopnjo znanja (osnovno, dobro, podrobno...). Seveda morate pri vsakem opisu stopnje tudi natančno vedeti, kaj vsebinsko pomeni.

5. Daljše oblike usposabljanja

Ta točka je namenjena znanjem, ki so pridobljena s formalnimi oblikami izobraževanja (specializacija, verificirani seminarji...). Delavec zanje običajno pridobi tudi ustrezno spričevalo, diplomo ali licenco (pravosodni izpit, licenca za nošenje orožja, izpit za zapriseženega cenilca).

Sposobnosti, osebnostne lastnosti in karakteristike

Tukaj opredelite lastnosti, ki bi jih moral zaposleni imeti, da bi se lahko čim uspešneje soočal z zahtevami in načinom dela, okoljem, tipom strank, medosebnimi odnosi, načinom sodelovanja, stilom vodenja, pritiski...

V tem poglavju seveda nima smisla navajati zahtev, ki jih ne morete niti meriti niti ugotavljati. Prav tako ni umestno zahtevati lastnosti, ki se šele razvijejo v danem okolju in niso brezpogojno vnaprej določene ali prisotne (npr. motiviranost, pripadnost). Tudi preveč splošne zahteve Vam ne bodo v nikakršno pomoč (npr. "celovita osebnost" ali "pozitiven odnos do dela").

Bodite konkretni, navajajte tisto, kar lahko vsaj do določene mere objektivno ocenite (psihološki preizkusi, razgovori, objektivna merila, rezultati dela...). Seveda morate tudi stopnjo izraženosti posamezne sposobnosti ali osebnostne lastnosti enoznačno določiti.

Dodatna določila in zahteve

Tukaj opredelite preostale, manj pogoste zahteve delovnega mesta kot tudi posebne obremenitve, ki jih delovno mesto zahteva (vid, sluh, videz, telesna moč, reakcijski čas, časovni pritiski, delo brez dnevne svetlobe...).

Vodstvene naloge in funkcije

To poglavje je namenjeno predvsem vodstvenim in vodilnim delovnim mestom. V njem opredelite, za kaj vse je vodja na svojem delovnem mestu odgovoren in o čem lahko samostojno odloča. Ti podatki so nepogrešljivi predvsem pri prevzemanju zahtevnejših nalog ali napredovanju na hierarhično višje položaje.

Sklepna beseda:

Izdelava sistemizacije ni preprost, še manj pa kratkotrajen podvig. V tem sestavku smo zajeli samo nekatera bistvena izhodišča, ki so Vam lahko v pomoč, nikakor pa ne morejo biti uniformen model ali recept, ki bi veljal za vsakogar in povsod.

Sistemizacijo lahko izdelate tudi le za osnovne grupacije delovnih mest (generični model). Opisi delovnih mest se za vodilne kadre seveda lahko precej razlikujejo od opisov za strokovna delovna mesta. Danes že govorimo o modelu kompetenc, ki naj bi nadomestil klasične opise del. O njem bomo govorili v eni od naslednjih številk.

Pristop k izdelavi sistemizacije morate seveda prilagajati konkretnim situacijam, potrebam in namenom. Velja pa nekaj! Sistemizacije ne naredite enkrat za vselej. Vsebina se vztrajno spreminja, dograjuje, razvija, tako kot se spreminjajo zahteve in pristopi k delu. Zato je nikakor ne smete sprejemati kot normativni, splošni akt, ampak kot delovni pripomoček, orodje, ki ga morate nenehno optimizirati za čim večjo učinkovitost.

Želim Vam veliko uspeha pri delu!

Radovan Kragelj

© 2003 Kragelj & Kragelj. Članke iz mesečnika lahko ponatisnete le s pisnim dovoljenjem avtorja.

vse izdaje mesečnika