številka 8, 01. marec 2004, ISSN 1581-6451,urednik:Radovan Kragelj

Prav lep pozdrav vsem!

Na začetku bi Vam rad sporočil prvo veselo novico – 6.2.2004 se je branju tega mesečnika pridružil natanko tisoči naročnik. Po samo sedmih številkah nas je približno že 1100, ki se vsak mesec družimo na tej strani. Če tako pomislim… če bi se dobivali v živo, bi morali najeti kar kak športni štadion. No, šalo na stran in k drugi dobri novici:

Zdaj pa k temi tokratnega mesečnika. Če se spomnite smo že v prejšnji številki načeli temo o intervjuju. Tokrat bomo obravnavali različne tipe in tehnike postavljanja vprašanj. To so temeljna orodja za vodenje intervjuja.

Vodenje in vrednotenje selekcijskega intervjuja (2.del)

Temeljna izhodišča pri postavljanju vprašanj

V prejšnji številki smo rekli, da mora kandidat pri intervjuju govoriti vsaj 85 % časa. Povedali smo tudi, da morajo rezultati intervjuja temeljiti na objektivnih dejstvih. Zato je pri postavljanju vprašanj pomembno dvoje:

Vprašanja naj bodo odprtega tipa

Uporabo zaprtih vprašanj, na katera je mogoče odgovoriti samo z "DA ali NE", čim bolj omejite. Takšna vprašanja načeloma ne prinašajo posebno uporabnih informacij, poleg tega pa lahko pri kandidatih sprožijo neprijetne občutke policijskega zasliševanja.

Vprašanja naj bodo kvantificirana

Pri zbiranju podatkov se moramo truditi, da dobimo čim bolj določene odgovore. Zato niso pomembna samo dejstva, da je bil kandidat uspešen, da je napredoval ali da se je trudil.

Opredeliti moramo, v kakšni meri in kako močno so bili posamezni dosežki in lastnosti izraženi. Besede kot nadpovprečno, uspešno, hitro ipd. si namreč vsak lahko razlaga po svoje. Uporabno vrednost imajo samo, če jih natančno količinsko opredelimo.

Osnovni tipi vprašanj

Razbremenilna vprašanja

Tako kot vsakega pogovora tudi intervjuja ne začnemo razvijati neposredno v središče problema. Kandidati so pred začetkom običajno nekoliko napeti, naša naloga je, da začetno napetost znižamo, kolikor je le mogoče.

Zato na začetku postavimo vprašanje, ki je prijetno za kandidata, ki govori o njegovih uspehih, hobijih, s katerimi se rad ukvarja, ipd.

S tem ustvarimo ugodno ozračje in znižamo napetost. Razbremenilna vprašanja naj spet ne bodo tipa "DA/NE". Postavimo jih tako, da nam bo kandidat nanje lahko odgovarjal 2–3 minute. S tem mu damo tudi vedeti, da bo večino časa govoril on.

Začetna obširna vprašanja

Postavimo jih takoj po razbremenilnem vprašanju. Ta vprašanja predstavljajo najpomembnejšo in edino tehniko, s katero pripravimo kandidata, da večino časa govori on sam.

Kandidatu pojasnimo namen intervjuja, povemo mu, o čem se bomo pogovarjali in zakaj je to pomembno. Zatem postavimo obširno vprašanje o njegovi delovni zgodovini. Ko smo povsem izčrpali področje delovne zgodovine, postavimo podobno obširno vprašanje o šolanju in izobraževanju.

Oglejmo si primer:

Poglobitveni tip vprašanj

Vprašanje s seznamom možnosti

Včasih postavimo kandidatom vprašanje, na katero težko najdejo odgovor. Določena vprašanja namreč zahtevajo od njih precej analitičnega razmišljanja, pri nekaterih pa kandidati preprosto ne vedo, kaj od njih pričakujemo.

V takem primeru včasih pomaga preračunana pavza, sicer pa kandidatom pomagamo tako, da jim ponudimo nekaj možnosti za odgovor.

V te možnosti lahko vključimo tiste lastnosti ali poteze, za katere sklepamo, da jih kandidat ima, a jih doslej še nismo zagotovo potrdili.

Z omenjenimi vprašanji tudi znižamo napetost pri kandidatu in ga pripravimo do tega, da poda specifičen odgovor namesto splošnega.

Oglejmo si primer:

Dvostranska vprašanja

Dvostranska vprašanja se uporabljajo, kadar želimo kandidatu omogočiti, da se lažje sooči s svojimi pomanjkljivostmi in hkrati osvoji boljši vpogled vase. Taka vprašanja kandidatu dopuščajo možnost, da se odloči samo med dvema alternativama.

Običajno takšna vprašanja sledijo vprašanjem s seznamom možnosti in pomenijo njihovo poglobitev.

Oglejmo si primer:

Ker ta tip vprašanj uporabljamo samo za definiranje pomanjkljivosti, moramo temu primerno oblikovati vprašanje – torej ne govorimo o slabostih, pač pa o stvareh, ki bi se jih dalo izboljšati.

Takšna formulacija ima manj negativen kontekst in kandidati o tem lažje govorijo. Samo kandidat, ki ima sorazmerno veliko samozaupanje, bo odgovoril, da ne potrebuje izboljšav na tem področju, preostalim pa ne bo težko tako priznati pomanjkljivosti.

Če se kandidati obotavljajo odgovoriti na dvostranska vprašanja, lahko sklepamo na določene probleme na tem področju (npr. samozavest) in jih je treba dodatno osvetliti in raziskati.

Probojna (zakaj) vprašanja

S temi vprašanji iščemo globlje vzroke za posamezno vedenje in reakcije.

Ni namreč pomembno samo, kaj je kandidat počel v določenih situacijah in kako se je nanje odzval. Bolj pomembno je, zakaj se je vedel na določen način.

Takšna vprašanja nam pomagajo oceniti sposobnosti presojanja, motivacijo in druge osebnostne karakteristike. Postavljamo jih, kadar nismo zadovoljni s preveč splošnim odgovorom na vprašanje.

Kadar nam nekdo pove, da rad dela npr. z računalniki, potem lahko z vprašanjem "zakaj" odkrijemo nadarjenost za matematiko, sposobnost reševanja problemov, natančnost, sposobnost dela s podrobnostmi ipd.

Seveda pa probojnih vprašanj ne smemo uporabljati prepogosto, sicer lahko pri kandidatu ustvarimo občutek zasliševanja.

Poleg tega imamo premalo časa, da bi vsako vprašanje poglabljali z vprašanjem "zakaj".

Uporabljamo jih pri tistih lastnostih, vedenjih ali reakcijah, ki so najpomembnejše in ključne za zasedbo konkretnega delovnega mesta, za katero oseba kandidira.

Vse doslej omenjene tipe vprašanj oblikujemo po principu lijaka. To pomeni, da najprej postavimo začetna obširna vprašanja, nadaljujemo z vprašanji s seznamom možnosti in končamo z dvostranskimi vprašanji ali vprašanji "zakaj". Tako prehajamo od zelo splošnih odgovorov do popolnoma konkretnih sklepov o posameznikovem vedenju ali osebnostnih lastnostih.

V naslednji številki si bomo s pripomočki, ki smo jih obravnavali danes, ogledali posamezna področja, ki jih moramo pri intervjuju vsebinsko pokriti.

Naj vas na koncu še enkrat povabim na delavnico Ključne tehnike in metode poslovne komunikacije, ki jo bomo izvedli 22. in 29. marca.

Do naslednjič lep pozdrav in nasvidenje,

Radovan Kragelj

© 2004 Kragelj & Kragelj. Članke iz mesečnika lahko ponatisnete le s pisnim dovoljenjem avtorja.

vse izdaje mesečnika